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Public Management

Minimalstandards und Auditverfahren für archivierende Bundesstellen

Kunde Schweizerisches Bundesarchiv BAR
Zeitraum 2022 - 2023
Unsere Leistungen Charakterisierung und Kategorisierung des Informationsmanagements der verschiedenen Stellen mit Bundesaufgaben. Erarbeitung von Mindeststandards für jeden Schritt im Lifecycle des Informationsmanagements. Erstellen eines Berichts mit massgeschneiderten Auditinstrumenten zur Qualitätssicherung und -verbesserung des Informationsmanagements.

Das Schweizerische Bundesarchiv (BAR) sichert die Dokumentation staatlichen Handelns und macht diese zugänglich. Die dezentrale Bundesverwaltung übergibt ihre Unterlagen dem BAR zur Archivierung oder ist selbst für die Archivierung besorgt. IC Infraconsult unterstütz das BAR bei der Klärung, welche Anforderungen im Prozess des Informationsmanagements für welche Stellen gelten. Über die Festlegung geeigneter Mindestanforderungen hinaus werden auch Auditverfahren für die Qualitätssicherung entwickelt.

Mindeststandards und Audits sind nötig, damit die betroffenen Institutionen das Informationsmanagement auf eine einheitliche Praxis ausrichten und deren Qualität systematisch nachweisen und optimieren können. Federführend beim Projekt ist das Bundesarchiv, das eine Auslegeordnung der möglichen Standards und vorhandenen Gesetzesgrundlagen erstellt hat. Aufbauend auf dieser Grundlage charakterisiert IC Infraconsult die vielfältigen Aufgaben im Informationsmanagement und bündelt diese in Themenfelder. Sodann werden für jedes Themenfeld Mindeststandards erarbeitet. Unter Einbezug von Fachexperten erstellt IC Infraconsult einen halbstandardisierten Interviewleitfaden, um mögliche Auditformen auszuloten. Die qualitative und quantitative Auswertung dieser Expertengespräche und die Rückspiegelung der Ergebnisse mit dem Bundesarchiv bildet den Input für den abschliessenden Bericht zu Auditthemen und -formen.

Mit der Charakterisierung und Kategorisierung der verschiedenen Themenfelder schafft IC Infraconsult die Voraussetzung für die Erarbeitung spezifischer Mindeststandards. Das Bundesarchiv kann damit den archivierenden Stellen des Bundes nicht nur eine klare Orientierung vorgeben, sondern auch massgeschneiderte Auditinstrumente zur Qualitätsverbesserung implementieren.

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